Polityka prywatności

Obowiązuje od 10.08.2026.

W skrócie: dane firm, kontrahentów i pracowników wprowadzają do platformy sami abonenci — biura rachunkowe i firmy — w systemie, który im udostępniamy. To oni decydują, jakie dane zbierają i po co, i to oni są ich administratorami. My przechowujemy te dane na ich polecenie i nie wykorzystujemy ich do żadnych własnych celów.

Kto jest administratorem

Administratorem danych, o których mowa w części 1, jest Sendormeco Holding sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Złota 75A/7, 00-819 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000906110, NIP 5252866457, REGON 389194801. BiLLU jest marką należącą do spółki. Kontakt: kontakt@billu.pl.

Dwie różne role, dwa różne zestawy zasad

Ta polityka opisuje dwie odrębne sytuacje. W pierwszej jesteśmy administratorem danych: dotyczy to osób odwiedzających tę stronę i przedstawicieli firm, z którymi zawieramy umowę. W drugiej jesteśmy wyłącznie podmiotem przetwarzającym: dotyczy to wszystkiego, co abonenci wprowadzają do platformy.

1. Dane, których administratorem jesteśmy my

Przetwarzamy dane osób kontaktujących się z nami oraz osób reprezentujących abonentów: imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, nazwę i dane rejestrowe firmy oraz dane rozliczeniowe.

Cele i podstawy: zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), wystawianie i przechowywanie faktur (lit. c), obsługa zapytań i dochodzenie roszczeń (lit. f). Dane przechowujemy przez czas trwania umowy, a dane rozliczeniowe przez okres wymagany przepisami podatkowymi.

2. Dane w platformie — jesteśmy tylko procesorem

Administratorem danych wprowadzonych do platformy jest abonent, a gdy dane dotyczą obsługiwanej przez niego firmy — ta firma. To administrator decyduje, jakie dane zbiera, po co, na jakiej podstawie i jak długo je trzyma. My udostępniamy narzędzie i przetwarzamy te dane wyłącznie na jego polecenie, którym jest samo korzystanie z funkcji systemu.

Gdy abonentem jest biuro rachunkowe prowadzące dokumenty swoich klientów, biuro występuje wobec nich jako procesor, a my jako dalszy procesor. Szczegóły opisuje sekcja 4 regulaminu.

Nie łączymy danych różnych abonentów, nie profilujemy osób i nie wykorzystujemy tych danych do własnych celów — w szczególności marketingowych.

Jeśli Twoje dane znalazły się w platformie dlatego, że jesteś pracownikiem, zleceniobiorcą albo kontrahentem firmy korzystającej z BiLLU, i chcesz skorzystać ze swoich praw — dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia lub sprzeciwu — zwróć się do tej firmy. My przekażemy jej takie żądanie i pomożemy je zrealizować, ale nie możemy rozstrzygnąć go samodzielnie.

3. Jakie dane trafiają do platformy

Zakres zależy od tego, z których modułów abonent korzysta. Mogą to być: dane kontrahentów wraz z numerami rachunków bankowych, treść faktur i dokumentów księgowych, historia transakcji bankowych po podłączeniu rachunku, dane pracowników i zleceniobiorców w zakresie umów oraz nieobecności, pliki i skany dokumentów, a także dane uwierzytelniające do Krajowego Systemu e-Faktur skonfigurowane przez abonenta.

4. Nasz dostęp do danych jest ograniczony

Panel administracyjny pokazuje nam nazwę abonenta, wykupione moduły, rozliczenia i dane zbiorcze o użyciu. Nie daje wglądu w treść faktur, kartoteki kontrahentów, dane kadrowe ani historię rachunków bankowych.

Do treści danych sięgamy wyłącznie na wyraźną prośbę abonenta, w zakresie niezbędnym do usunięcia awarii zagrażającej danym, albo gdy wymaga tego prawo. Każde takie sięgnięcie zapisuje się w dzienniku zdarzeń.

5. Bezpieczeństwo

Szyfrowana transmisja — cały ruch idzie po HTTPS.
Uwierzytelnianie dwuskładnikowe — dostępne dla wszystkich użytkowników, wymagane dla kont administracyjnych.
Dziennik zdarzeń — zapisujemy, kto i kiedy zmienił dane, wraz z historią logowań.
Pliki nie są publiczne — skany przechowujemy w składowaniu obiektowym, a dostęp do nich odbywa się przez odnośniki wygasające po kilkunastu minutach.
Kopie zapasowe — codziennie, przechowywane czternaście dni, kopie z niedziel osiem tygodni, a kopia poza serwerem produkcyjnym sześćdziesiąt dni.

6. Komu powierzamy dane

Korzystamy z możliwie krótkiej listy podwykonawców:

Hetzner Online GmbH (Niemcy) — serwery i składowanie obiektowe. Dane pozostają w Unii Europejskiej.
Brevo (Francja) — wysyłka wiadomości systemowych, na przykład powiadomień i przypomnień. Przekazujemy wyłącznie adres odbiorcy i treść wiadomości.

Połączenia z Krajowym Systemem e-Faktur oraz z bankami inicjuje abonent na podstawie danych, które sam konfiguruje — nie pośredniczymy w tych relacjach i nie zawieramy w nich umów w jego imieniu.

Nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

7. Strona billu.pl

Strona nie stosuje śledzenia reklamowego ani profilowania na potrzeby reklamy.

Pliki cookie niezbędne — konieczne do działania strony (sesja, zapamiętanie wyboru dotyczącego cookies, tryb jasny lub ciemny). Zapisujemy je zawsze, bo bez nich strona nie działa; podstawą jest nasz uzasadniony interes.

Pliki cookie analityczne — Google Analytics 4, wyłącznie do zbiorczej statystyki odwiedzin. Zapisujemy je dopiero po wyrażeniu przez Państwa zgody na pasku pojawiającym się przy pierwszej wizycie. Do czasu zgody narzędzie działa w trybie bez zapisu na urządzeniu, a przy odmowie usuwamy cookies, które zdążyły powstać.

Zgodę można wycofać w każdej chwili — odnośnik Ustawienia cookies w stopce strony przywraca pasek wyboru. Wycofanie zgody jest tak samo łatwe jak jej udzielenie i nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania.

Odbiorcą danych z tego narzędzia jest Google Ireland Limited. Google może przekazywać te dane do Stanów Zjednoczonych na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU–US Data Privacy Framework). Zastrzeżenie z punktu 6 o nieprzekazywaniu danych poza Europejski Obszar Gospodarczy dotyczy danych z platformy i pozostaje bez zmian — statystyka odwiedzin strony jest od niej odrębna i nie zawiera danych Państwa klientów.

8. Kontakt

W sprawach dotyczących ochrony danych prosimy o kontakt na adres kontakt@billu.pl. Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.