Regulamin

Obowiązuje od 10.08.2026.

1. Kto jest kim

Usługodawca — Sendormeco Holding sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Złota 75A/7, 00-819 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000906110, NIP 5252866457, REGON 389194801. BiLLU jest marką należącą do spółki. Siedziba usługodawcy znajduje się w Polsce. Kontakt z usługodawcą i biurem obsługi klienta: kontakt@billu.pl, telefon +48 791 301 019 (dni robocze 9:00–17:00).

Abonent — biuro rachunkowe albo firma, która zakłada konto i płaci za dostęp do platformy.

Podmiot obsługiwany — firma, której dokumenty abonent prowadzi w platformie. Przy koncie firmowym abonent i podmiot obsługiwany to ta sama organizacja.

Użytkownik — osoba działająca w imieniu abonenta albo podmiotu obsługiwanego, korzystająca z platformy na podstawie nadanego jej dostępu.

2. Czym jest ta usługa

BiLLU to platforma do prowadzenia obiegu faktur zakupowych, integracji z Krajowym Systemem e-Faktur, ewidencji kontrahentów, rozliczeń bankowych oraz — w zakresie wykupionych modułów — spraw kadrowych. Usługodawca dostarcza oprogramowanie i utrzymuje je w działaniu.

Usługodawca nie świadczy usług księgowych ani doradztwa podatkowego. Nie weryfikuje poprawności dokumentów, nie odpowiada za rozliczenia podatkowe ani za terminowość zgłoszeń do KSeF, ZUS czy urzędu skarbowego. Odpowiedzialność za treść wprowadzanych danych i za wynikające z nich obowiązki spoczywa na abonencie i podmiocie obsługiwanym.

System działa wyłącznie na danych wprowadzonych przez użytkowników lub pobranych na ich polecenie z zewnętrznych źródeł, z których korzystanie sami skonfigurowali. Usługodawca nie zasila platformy danymi z własnych źródeł, nie kupuje ich, nie wzbogaca i nie udostępnia innym abonentom.

3. Podział ról przy danych osobowych

Administratorem danych wprowadzonych do platformy jest abonent, a gdy dane dotyczą podmiotu obsługiwanego — ten podmiot. To on decyduje, jakie dane zbiera, w jakim celu, jak długo je przechowuje i na jakiej podstawie prawnej je przetwarza.

Usługodawca jest podmiotem przetwarzającym — przechowuje dane i udostępnia je w ramach funkcji platformy, wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora, którym jest samo korzystanie z systemu. Usługodawca nie wykorzystuje tych danych do własnych celów: nie analizuje ich, nie łączy danych różnych abonentów, nie profiluje osób i nie prowadzi na nich działań marketingowych.

Jeżeli abonentem jest biuro rachunkowe, które prowadzi dokumenty swoich klientów, biuro występuje wobec nich jako podmiot przetwarzający, a usługodawca jako dalszy podmiot przetwarzający. Przyjęcie niniejszego regulaminu jest równoznaczne z wyrażeniem przez biuro ogólnej zgody na takie podpowierzenie w rozumieniu art. 28 ust. 2 RODO.

4. Powierzenie przetwarzania

Przyjęcie regulaminu jest równoznaczne z zawarciem umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO, na następujących warunkach.

Przedmiot i cel: przechowywanie i udostępnianie danych w ramach funkcji platformy, na potrzeby prowadzenia dokumentacji przez administratora.

Czas trwania: okres obowiązywania umowy o świadczenie usługi.

Rodzaj danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe kontrahentów wraz z numerami rachunków bankowych; treść faktur i dokumentów księgowych; dane pracowników i zleceniobiorców w zakresie umów, wymiaru czasu pracy i nieobecności — jeżeli abonent korzysta z modułu kadrowego; historia transakcji bankowych, gdy abonent podłączy rachunek; pliki i skany załadowane przez użytkowników; dane uwierzytelniające do KSeF skonfigurowane przez abonenta.

Kategorie osób: pracownicy i współpracownicy abonenta oraz podmiotu obsługiwanego, osoby reprezentujące kontrahentów, a przy module kadrowym również osoby zatrudnione przez podmiot obsługiwany.

Obowiązki usługodawcy: przetwarzanie wyłącznie na polecenie administratora, zachowanie poufności przez osoby dopuszczone do danych, stosowanie środków bezpieczeństwa opisanych w sekcji 6, pomoc w realizacji żądań osób, których dane dotyczą, zawiadomienie administratora o naruszeniu ochrony danych bez zbędnej zwłoki oraz usunięcie lub zwrot danych po zakończeniu umowy na zasadach z sekcji 9.

Dalsi przetwarzający: lista podwykonawców znajduje się w polityce prywatności. O zamiarze zmiany na tej liście usługodawca informuje z wyprzedzeniem, a administrator może zgłosić sprzeciw — jest on równoznaczny z wypowiedzeniem umowy ze skutkiem na koniec opłaconego okresu.

Kontrola: na pisemne żądanie administratora usługodawca udostępnia informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 RODO oraz umożliwia audyt, w terminie uzgodnionym i w sposób nienaruszający bezpieczeństwa danych innych abonentów.

5. Dostęp usługodawcy do danych

Panel administracyjny platformy pokazuje usługodawcy nazwę abonenta, wykupione moduły, rozliczenia oraz dane zbiorcze o użyciu. Nie daje wglądu w treść faktur, kartoteki kontrahentów, dane kadrowe ani historię rachunków bankowych.

Do treści danych usługodawca sięga wyłącznie na wyraźną prośbę abonenta, w zakresie niezbędnym do usunięcia awarii zagrażającej danym, albo gdy wymaga tego prawo. Każde takie sięgnięcie jest rejestrowane w dzienniku zdarzeń.

6. Bezpieczeństwo

Cały ruch odbywa się po HTTPS. Konta użytkowników mogą być zabezpieczone uwierzytelnianiem dwuskładnikowym, a dla kont z uprawnieniami administracyjnymi jest ono wymagane. Operacje na danych zapisywane są w dzienniku zdarzeń wraz z historią logowań. Pliki i skany przechowywane są w składowaniu obiektowym, a dostęp do nich odbywa się przez odnośniki wygasające po kilkunastu minutach.

Kopie zapasowe baz danych wykonywane są codziennie i przechowywane przez czternaście dni, a kopie z niedziel przez osiem tygodni. Kopie przechowywane są również poza serwerem produkcyjnym, w składowaniu obiektowym na terenie Unii Europejskiej, przez sześćdziesiąt dni.

7. Płatności

Dostęp do platformy jest odpłatny według cennika obowiązującego w dniu zamówienia. Ceny w cenniku są cenami netto; do faktury doliczany jest podatek VAT według stawki obowiązującej w dniu wystawienia. Rozliczenie następuje na podstawie faktury, w terminie na niej wskazanym. Operatorem płatności jest PayU S.A. z siedzibą w Poznaniu, ul. Grunwaldzka 186, 60-166 Poznań, KRS 0000274399; dostępne metody to karta płatnicza, BLIK i szybki przelew (pay-by-link). Rozliczenia prowadzone są w złotych polskich. Wybierając płatność cykliczną, abonent zgadza się na automatyczne obciążanie w kolejnych okresach rozliczeniowych; zgodę można wycofać w każdej chwili ze skutkiem od kolejnego okresu.

Brak płatności po upływie terminu i po bezskutecznym wezwaniu skutkuje wstrzymaniem dostępu. Dane abonenta nie są wtedy usuwane i wracają w komplecie po uregulowaniu należności.

8. Dostępność usługi

Usługodawca dokłada starań, aby platforma była dostępna w sposób ciągły, zastrzegając możliwość przerw technicznych. O planowanych przerwach informuje z wyprzedzeniem, a przeprowadza je w miarę możliwości poza godzinami pracy.

Usługodawca nie odpowiada za niedostępność wynikającą z awarii po stronie Krajowego Systemu e-Faktur, banków, operatorów płatności ani innych systemów zewnętrznych, z którymi platforma się łączy.

9. Zakończenie korzystania

Abonent może zrezygnować w każdej chwili, ze skutkiem na koniec opłaconego okresu. Przed rezygnacją może samodzielnie wyeksportować dane — funkcja eksportu jest dostępna w systemie i nie wymaga kontaktu z usługodawcą.

Po rozwiązaniu umowy dane są usuwane w terminie trzydziestu dni, z zastrzeżeniem dokumentów, których przechowywanie nakazuje prawo, oraz kopii zapasowych, które wygasają w cyklu opisanym w sekcji 6.

10. Reklamacje

Reklamacje dotyczące działania platformy przyjmujemy na adres kontakt@billu.pl. Rozpatrujemy je w terminie czternastu dni od otrzymania, a odpowiedź kierujemy na adres, z którego zgłoszenie wpłynęło.

11. Prawo odstąpienia od umowy

Abonentowi będącemu konsumentem, a także osobie fizycznej zawierającej umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego, przysługuje prawo odstąpienia od umowy w terminie czternastu dni od jej zawarcia, bez podania przyczyny i bez ponoszenia kosztów.

Wystarczy wysłać oświadczenie na kontakt@billu.pl przed upływem terminu; wzór nie jest wymagany. Jeżeli korzystanie z platformy rozpoczęło się na wyraźne żądanie przed upływem tego terminu, abonent płaci za świadczenie spełnione do chwili odstąpienia, proporcjonalnie do zakresu.

Zwrot płatności następuje niezwłocznie, nie później niż w terminie czternastu dni od otrzymania oświadczenia, tą samą metodą płatności, chyba że abonent zgodzi się na inną. Poza tym przypadkiem opłata za rozpoczęty okres rozliczeniowy nie podlega zwrotowi — z wyjątkiem sytuacji, w których platforma była niedostępna z przyczyn leżących po naszej stronie; wtedy zwracamy ją proporcjonalnie do czasu niedostępności.

12. Zmiany regulaminu

O zmianach regulaminu abonenci informowani są z co najmniej czternastodniowym wyprzedzeniem. Brak sprzeciwu przed wejściem zmian w życie oznacza ich akceptację; sprzeciw jest równoznaczny z rezygnacją ze skutkiem na koniec opłaconego okresu.

W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie, w szczególności Kodeks cywilny, ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz RODO.